Das Sachgebiet GP2 „Digitalisierung und Qualitätssicherung im Öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD)“ sucht in Bad Kissingen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Verwaltungsfachkraft (m/w/d) als Assistenz (m/w/d) der Sachgebietsleitung Digitalisierung und Qualitätssicherung im Öffentlichen Gesundheitsdienst Kennziffer 2571
Das neue Sachgebiet koordiniert die Einführung neuer IT-Anwendungen bei den bayerischen Gesundheitsbehörden und trägt dazu bei, diese durch fachlichen und IT-Support in die Fläche zu tragen. Im Rahmen des Förderpaktes für den ÖGD wurden dafür spannende Projekte angestoßen, die uns helfen, all diese Aufgaben durchzuführen. Und hierbei brauchen wir Sie!
Vielseitige Aufgaben, die Sie herausfordern
- Sie agieren als Assistenz (m/w/d) der Sachgebietsleitung
- Sie kümmern sich gerne um die Aktenführung und -ablage mittels eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems und pflegen proaktiv die Adresslisten
- Ihnen obliegen die E-Mail-Verwaltung und der E-Mail-Versand der Team-Postfächer
- Sie kümmern sich um die Postverteilung und den Postversand sowie die Brief- und Paketannahme des gesamten Sachgebiets
- Sie kümmern sich um den Versand von Vergabeunterlagen und unterstützen die Projektleiter sowie den Juristen bei öffentlichen Ausschreibungen
- Die eigenverantwortliche Materialbestellung und -verwaltung des Teams liegen in Ihren Händen
- Sie kümmern sich gerne um die Koordination und Überwachung von internen und externen Terminen sowie von Bearbeitungsfristen
- Auch unterstützen Sie das Team bei der Organisation von Dienst- und Fortbildungsreisen
- Sie arbeiten gerne bei der Organisation, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen und Besprechungen mit; hierbei helfen Sie auch bei der Erstellung von Präsentationen und Gesprächsunterlagen sowie bei der Protokollführung
- Sie organisieren Web-Meetings und sorgen für deren reibungslosen Verlauf
- Sie übernehmen Internet- und Literaturrecherchen und unterstützen bei Datenabfragen und -zusammenstellungen
- Sie unterstützen die Fördermittelkoordinatorin bei der Koordination der finanziellen Mittel im Rahmen laufender und zukünftiger Förderprojekte, bei der Rechnungsprüfung und im Controlling der Fördermittel
- Sie unterstützen die Abteilungsassistenz bei der E-Mail-Verwaltung des Landesinstituts-Postfachs sowie ggf. bei weiteren im Rahmen des Landesinstituts anfallenden Aufgaben
- Ein Lebenslauf, der uns überzeugt
Berufliche Anforderungen
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau / Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, Industriekauffrau / -kaufmann (m/w/d) oder Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), bzw. vergleichbare Qualifikation
- Sie verfügen über circa drei Jahre Berufserfahrung im beschriebenen Aufgabenfeld
Von Vorteil sind
- Vorerfahrung im öffentlichen Dienst
- Erfahrung mit virtuellen Teams
- Erfahrung im Umgang mit öffentlichen Geldern, Fördermittelgebern sowie deren Nachweispflichten
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Organisationen und/oder Organisationseinheiten
- Persönliche Voraussetzungen
- Gute sprachliche Ausdruckssicherheit in Wort und Schrift (umfassende Deutschkenntnisse [mindestens Sprachniveau B2 nach GER])
- Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office-Anwendungen, Bereitschaft zur Einarbeitung in behördenspezifische Software)
- Ein ausgeprägtes Zahlenverständnis
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick
- Sorgfalt, Gewissenhaftigkeit und Zuverlässigkeit
- Beschäftigungsverhältnis / Bewertung
Die Einstellung erfolgt im Wege eines unbefristeten tarifrechtlichen Arbeitsverhältnisses. Die Vergütung richtet sich nach den Regelungen des TV-L. Die beabsichtigte Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E 5.
Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, dann bewerben Sie sich gerne bis zum 26.05.2025 über unser Onlinebewerbungsportal. Weitere Informationen, die Bestandteil dieser Ausschreibung sind, finden Sie auf unserer Website.
